Приобретение товаров за счет подотчетных сумм

Потому что не всегда удобно платить контрагентам через расчетный счет в банке. Это занимает много времени или безналичная оплата невозможна по каким-либо причинам. Рассказываем, как грамотно проводить такие расчеты в компании. В каких случаях практичнее рассчитываться через подотчётных лиц?

Как правило, денежные средства в подотчет выдают работникам для выполнения производственно-хозяйственных поручений в том числе в рамках командировок. Авансовый отчет: проводки Получая денежные средства в подотчет из кассы организации, работник может потратить их только на нужды этой организации: на командировочные расходы, на хозяйственные нужды и пр. Выдаются деньги подотчетному лицу из кассы на основании расходного кассового ордера, образец этого первичного документа смотрите. Для того чтобы получить деньги в подотчет, работник должен написать заявление с указанием необходимой суммы и срока, на который выдаются деньги. Заявление пишется в произвольной форме, заверяется руководителем.

Расчеты через подотчетных лиц: что это и как правильно их проводить?

Учитывая серьезные размеры штрафов за нарушение кассовой дисциплины, очень важно знать, в каких случаях и на какой срок можно выдавать наличные под отчет, как за них отчитываться, каким образом оформлять такие операции и как их отражать в учете. Вот об этом далее и поговорим. Выдача под отчет: когда и кому? Подотчетные лица. Для начала ответим на вопрос: кто же такие подотчетные лица? Так, п. Полагаем, что этим определением вполне могут воспользоваться и хозрасчетные предприятия. Например, работнику может быть поручено приобрести товарно-материальные ценности далее — ТМЦ , закупить сельскохозяйственную продукцию или выполнить задание в служебной командировке.

Характерная особенность таких отношений состоит в том, что лица, которым выдали наличные, должны по установленной форме отчитаться перед предприятием о выполнении соответствующего задания и израсходованных средствах.

Поэтому этих лиц и называют подотчетными. Таким образом, можем констатировать: под подотчетными лицами понимаются работники предприятия, которым выданы денежные средства для выполнения какого-либо производственно-хозяйственного поручения Когда выдают подотчетные суммы. Как правило, сначала работник получает денежные средства, а затем использует их на покупку товаров, сельхозпродукции или же на командировку. Однако бывает и так, что работник приобретает ТМЦ или оплачивает командировочные расходы за счет собственных средств и только после этого предприятие возмещает работнику израсходованные им суммы.

Нормативное регулирование. Отношения между работником подотчетным лицом и субъектом хозяйствования могут принимать форму 1 трудового или 2 гражданско-правового характера. Здесь все хорошо знакомо: есть обязанности работника выполнять поручения руководителя в рамках своих трудовых функций и обязанности работодателя возмещать израсходованные работником денежные средства , которые подчиняются требованиям КЗоТ. То есть эти отношения регулируются трудовым законодательством.

Причем подтверждением того, что конкретные расходы понесены работником по поручению руководителя, могут служить распорядительные документы приказ, распоряжение или письменная доверенность.

Гражданско-правовые отношения когда приобретение товаров не входит в обязанности работника. В этом случае отношения между предприятием и его работником регулируются нормами ГКУ. Причем здесь возможны два варианта того, как работник приобретает товары работы, услуги для хозяйственных нужд предприятия. Первый вариант — договор поручения. Напомним: согласно ч. Сделка, совершенная поверенным, создает, изменяет, прекращает гражданские права и обязанности доверителя. При этом доверитель обязан выдать поверенному доверенность на осуществление юридических действий, предусмотренных договором поручения ч.

Договор поручения в данном случае может быть заключен как в письменной, так и в устной форме Объясняется это тем, что в такой ситуации несоблюдение сторонами письменной формы сделки, установленной законом, не влечет за собой ее недействительность ч. Обязанности доверителя в данном случае — предприятия-работодателя прописаны в ч.

Так, он обязан, если иное не установлено договором: — обеспечить поверенного средствами, необходимыми для выполнения поручения; — возместить поверенному расходы, связанные с выполнением поручения.

Кроме того, доверитель обязан немедленно принять от поверенного все полученное им в связи с выполнением поручения ч. Обязанности поверенного подотчетного работника находим в ч. Он должен: — после выполнения поручения или в случае прекращения договора поручения до его выполнения немедленно вернуть доверителю доверенность, срок которой не истек, а также предоставить отчет об исполнении поручения и подтверждающие документы, если это требуется по условиям договора и характеру поручения; — немедленно передать доверителю все полученное в связи с выполнением поручения.

Итак, после того как работник выполнит поручение работодателя, он обязан отчитаться перед ним о сумме расходов, понесенных в связи с выполнением поручения. О применении указанной формы в такой ситуации говорится в письме Минфина от 01. Причем к нему в обязательном порядке прилагают оригиналы документов, подтверждающих факт осуществления расходов и их размер.

Второй вариант — договорных отношений нет. Бывают случаи, когда работник не может заранее сообщить работодателю о необходимости приобрести товары работы, услуги для хозяйственных нужд предприятия. В этом случае можно говорить, что он действует без предварительного поручения.

Такие взаимоотношения между работником и предприятием регулируются положениями ст. Они квалифицируются как совершение действий в имущественных интересах другого лица без его поручения см. Лицо работник , совершившее действия в имущественных интересах другого лица без его поручения, обязано при первой же возможности уведомить его о своих действиях ч. И если эти действия будут одобрены другим лицом работодателем , то в дальнейшем к отношениям сторон применяются положения о соответствующем договоре т.

Имейте в виду: работник предприятия имеет право требовать, чтобы работодатель возместил расходы, фактически понесенные в интересах предприятия. Такое право ему дает ч. При этом работник в соответствии со ст. Как правило, в таком случае применяется все тот же Отчет об использовании подотчетных средств. В свое время так рекомендовали поступать специалисты Минтруда см. Кроме того, к Отчету в обязательном порядке прилагаются оригиналы документов, подтверждающих факт осуществления работником расходов, а также суммы таких расходов.

Если руководитель принял такой Отчет и подтвердил правомерность осуществления расходов своей подписью, у работника появляются все основания требовать, чтобы предприятие возместило ему расходы. Выдача средств под отчет неработнику предприятия. По нашему мнению, нет никаких препятствий для выдачи под отчет наличных средств лицу, которое не состоит с предприятием в трудовых отношениях.

Однако следует особо внимательно подойти к документальному оформлению такой операции. В этом случае отношения между предприятием и физическим лицом будут строиться на основании договора поручения гл. В договоре рекомендуем прежде всего детально прописать, в чем заключается задание поверенного в данном случае — подотчетного физлица-неработника. Например, предметом договора поручения с физическим лицом — неработником может быть приобретение товара у поставщика от имени и за счет предприятия.

Кроме того, в обязанности физлица по договору может входить заключение договора с поставщиком, приемка товара у поставщика с проверкой его количества и качества, проведение расчетов с контрагентами от имени и за счет предприятия-доверителя, контроль за своевременной доставкой товара и т. Также в договоре поручения следует описать порядок проведения расчетов за выполненное задание между доверителем предприятием и поверенным неработником.

Например, можно предусмотреть, что если доверитель своевременно не обеспечит поверенного средствами, то поверенный неработник может произвести оплату за свой счет. Причем совсем не лишним будет установить в договоре и предельный срок для возмещения понесенных расходов поверенного. Наконец, в договоре поручения нужно обязательно оговорить сроки, в которые неработник предоставит отчет о выполнении поручения.

Ведь формально НКУ выдвигает требования отчитаться в установленный срок ко всем подотчетным лицам, а не конкретно к физическим лицам — работникам предприятия.

Кроме того, предприятию и поверенному необходимо помнить о сроках возврата неиспользованных денежных средств, выданных под отчет. Отрадно, что нашу позицию относительно выдачи подотчетных средств неработникам разделяет Минфин см. То же говорил ранее и НБУ в письме от 16. Подотчетное лицо приобретает ТМЦ за собственные средства Если работник за свои средства приобретает ТМЦ для своего работодателя, то отношения, возникшие между ними, на наш взгляд, имеют гражданско-правовой характер.

Соответственно, на такие отношения распространяются либо требования гл. В то же время отметим: по мнению Минсоцполитики см. В любом случае работник, осуществивший закупку ТМЦ за счет собственных средств, должен предоставить работодателю отчет о совершенных им действиях.

Обратите внимание: если аванс подотчетному лицу не выдавался, то применение сроков составления и предоставления Отчета об использовании подотчетных средств, установленные законодательством, не являются обязательными Однако налоговики настаивают на том, что такой Отчет надо подавать в определенные законодательством сроки см.

Аналогичное мнение можно увидеть в письме Минфина от 01. Радует, что в случае нарушения работником этих сроков никакие финансовые санкции ни ему, ни работодателю не грозят. И налоговики с этим согласны. Напомним: в соответствии с абзацем пятым ст. В этой же ситуации наличные работнику вообще не выдавались, а значит, нет и основания штрафовать работодателя. В индивидуальной налоговой консультации от 23. В частности, они указали, что сумму средств, возмещаемых работодателем за такие товары, следует обложить НДФЛ и ВС как прочий доход.

Безусловно, согласиться с таким абсурдным выводом мы не можем. В рассматриваемой ситуации работник совершает юридические действия от имени работодателя, т.

Работник покупает товары работы, услуги не для личного пользования либо перепродажи работодателю. То есть нормы договора купли-продажи здесь не работают. Здесь царствует договор поручения. И порядок налогообложения суммы возмещения в рамках такого договора не должен ставиться в зависимость от того, была произведена выплата поверенному средств под отчет для осуществления поручения или нет. Подробнее об этом см. Кстати, в подкатегории 103.

В ней фискалы отвечают на вопрос о том, возникает ли объект обложения НДФЛ у работника, если аванс на командировку или под отчет не выдавался. И здесь они совершенно справедливо утверждают, что сумма расходов, возмещенная работнику на основании предоставленных Отчета и оригиналов документов, подтверждающих стоимость понесенных им расходов, не является объектом обложения НДФЛ, независимо от того, что аванс не выдавался, а расходы во время командировки осуществлялись за собственные средства работника.

Однако, учитывая фискализацию мнения налоговиков, работодателям безопаснее не допускать ситуаций, при которых работники, не получая денежные средства под отчет, вынуждены производить закупку товаров работ, услуг для нужд предприятия за счет собственных средств.

Теперь поговорим о сроке погашения предприятием задолженности, возникшей перед работником. Дело в том, что законодательством этот срок не установлен. На практике чаще всего срок погашения долга привязывают к моменту подачи Отчета Если был заключен договор поручения, то соответствующее условие может быть включено в его текст.

Если же стороны договора не предусмотрели сроки погашения задолженности доверителя перед поверенным или договор не заключался, то возместить понесенные работником расходы необходимо в течение 7 дней со дня предъявления им соответствующего требования ч. Если в течение 7 дней, следующих после получения требования или срока, установленного в договоре , работодатель не выполнит своей обязанности и не выплатит надлежащих работнику сумм, со следующего дня начинают отсчет срока исковой давности ч.

В общем случае продолжительность срока исковой давности составляет 3 года ст. Но учтите: если взаимоотношения с подотчетным лицом регулируются трудовым законодательством, кредиторская задолженность предприятия перед работником должна быть погашена не позднее дня его увольнения.

На этом настаивает Минсоцполитики в письме от 14. Кроме того, как мы уже указывали ранее, отчитаться должны и работники, потратившие собственные средства на покупку товаров работ, услуг для нужд предприятия. С применением этой формы работники отчитываются за потраченные денежные средства, которые были ими получены на командировку или под отчет. Кроме того, указанный Отчет рекомендуется использовать и в тех случаях, когда работник выполняет то или иное поручение за счет собственных средств т.

Интересный момент. Если средства выдавались в безналичной форме путем перечисления их на банковский счет предприятия для использования с применением корпоративной платежной карточки, то выданными под отчет считаются суммы, фактически снятые наличными в банкоматах либо использованные в безналичных расчетах с помощью карточки.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Учет расчетов с подотчетными лицами в 1С

Например, сотрудник купил что-либо за свой счёт и нужно Приобретение материалов (сырьё для производства, канцелярские товары, запчасти к автотранспорту, С 19 августа года можно выдавать под отчёт работникам с задолженностью по подотчётной сумме, выданной ранее. Пример: Недавно оказал посредническую услугу как физическое лицо. Но все пошло не так. Я пытался вернуть свои деньги, но меня обвинили в.

Расчеты с подотчетными лицами Подотчетное лицо - это работник организации, на ответственности которого находятся материальные ценности, принадлежащие организации. В частности, подотчетным лицом становится работник организации, который взял авансом наличные денежные средства в кассе организации под отчет. Денежные суммы, выданные авансом подотчетным лицам на предстоящие расходы, называются подотчетными суммами. Денежные средства могут выдаваться под отчет на командировочные расходы, на представительские цели, для покупки за наличный расчет в других организациях и у физических лиц товаров, на приобретение ГСМ, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, на иные хозяйственно-операционные цели. Выдавать из кассы организации денежные средства под отчет можно только работникам, с которыми у организации установлены трудовые отношения, то есть которые работают по трудовым договорам. Ежегодно приказом руководителя утверждается перечень лиц с указанием должности и фамилии , которым разрешено получать из кассы денежные средства под отчет. Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на основании заявления работника, подписанного руководителем. В заявлении работник указывает необходимую сумму аванса, а также цель, на которую испрашивается подотчетная сумма. Передача подотчетных сумм одним лицом другому запрещается. Наличные деньги под отчет выдаются конкретному работнику только при условии, что он полностью отчитался по предыдущему авансу. Если за работником числится дебиторская задолженность по подотчетным суммам, то он не имеет права получить новый аванс. Согласно Порядку ведения кассовых операций подотчетные лица обязаны отчитаться по полученным авансам не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который им выдавались эти авансы. По авансам, выданным на командировочные расходы, подотчетные лица обязаны отчитаться не позднее 3-х рабочих дней со дня возвращения из командировки. Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, устанавливаются руководителем организации. Эти сроки могут быть установлены единым приказом по организации.

Лимит расчета наличными денежным средствами установлен в размере 60000рублей по одному договору. Без кассовых чеков по выданным подотчетным суммам бухгалтерия документы не принимает.

Учитывая серьезные размеры штрафов за нарушение кассовой дисциплины, очень важно знать, в каких случаях и на какой срок можно выдавать наличные под отчет, как за них отчитываться, каким образом оформлять такие операции и как их отражать в учете. Вот об этом далее и поговорим. Выдача под отчет: когда и кому?

Как избежать ошибок в расчетах с подотчетными лицами

Оформление авансового отчета в 1С Бухгалтерии 8. Игнорирование надлежащего оформления подотчетных документов может повлечь налоговые риски в части признания расходов по налогу на прибыль, доходов работников по НДФЛ, а также необходимостью начисления страховых взносов на сумму неподтвержденных расходов. Получить денежные средства под отчет может не только работник компании, но и лицо, с которым у компании заключен договор гражданско-правового характера письмо ЦБ РФ от Основанием для выплаты подотчетной суммы является приказ распоряжение, решение , подписанное руководителем компании. Необходимости оформлять работнику заявление на выдачу денежных средств под отчет теперь нет. Распорядительный документ на выдачу наличных под отчет должен содержать следующие сведения: — ФИО подотчетного лица; — сумму и срок, на который она выдается; — подпись руководителя; — дату и регистрационный номер документа.

Как избежать ошибок в расчетах с подотчетными лицами

Подотчетные средства: порядок выдачи и возврата Расчеты с подотчетными лицами Подотчетные средства, а именно порядок оформления их выдачи и возврата, актуальны до сих пор. Напомним в статье основные моменты работы с подотчетниками. На основании пп. Данный порядок обязателен как при выдаче наличных через кассу, так и при перечислении денег на счет подчиненного со счета организации. Выдача наличных оформляется РКО, порядок оформления которого установлен в пп. Подотчетные деньги выдаются из кассы только после подписи получающего их сотрудника на РКО пп. Выдача денег из кассы оформляется в учете проводками Дт 71 Кт Перечисление денег со счета на счет имеет свою специфику. Либо в учетной политике, либо в ином локальном акте необходимо прописать возможность выдачи в подотчет как наличных, так и безналичных средств. В заявлении или в приказе руководителя обязательно следует указать способ выдачи денег: в безналичном порядке с расчетного счета организации указать реквизиты счета на зарплатную или личную карту сотрудника указать реквизиты счета, данные карты. Чтобы избежать вопросов налогового органа о характере поступления на карту физлица, в назначении платежа необходимо более подробно указать основание перечисления с указанием реквизитов заявления или приказа на выдачу подотчетных средств.

Расчеты наличными денежными средствами по хозяйственным договорам Расчеты с подотчетными лицами счет 71 Денежные средства могут быть выданы работнику как наличными из кассы, так и безналичными путем перечисления на личный расчетный счет работника, последний вид имеет ряд своих преимуществ, особенно, если сотрудник находится вдали от организации.

Оформление подотчетных сумм Для контроля за движением и использованием подотчетных сумм приказом или иным организационно-распорядительным документом руководителя организации должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право на получение средств под отчет. В данном приказе указываются также сроки, на которые могут выдаваться подотчетные суммы, требования, предъявляемые к оформлению первичных документов, порядок представления, обработки и утверждения авансовых отчетов. В указанном документе могут быть также установлены и суммы выдачи денег под отчет.

Приобретение (покупка) товаров через подотчетных лиц и с использованием платежных карт

.

Счет 71 - Расчеты с подотчетными лицами

.

Приобретение товаров за счет подотчетных сумм проводка

.

Приобретение товаров за счет подотчетных сумм

.

Выдача наличных под отчет

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Удержание подотчетных сумм
Похожие публикации